Auditorías e inspecciones de I-9 en lugares de trabajo se han vuelto comunes, y las multas pueden ser exorbitantes. Recomendamos que todos los empleadores revisen sus formularios I-9 anualmente y los hagan revisar por un abogado de inmigración. Aquí hay algunas respuestas a preguntas frecuentes que los empleadores tienen:

¿Qué se requiere para verificar la autorización de empleo?

• El Formulario I-9 es esencial para verificar la autorización de trabajo. Puede encontrar el Formulario I-9 [aquí]. El reverso del formulario lista los documentos aceptables que un nuevo empleado debe presentar para verificar su identidad y elegibilidad laboral.

¿Quién debe completar un formulario I-9?

• Los empleadores deben completar y conservar un Formulario I-9 para cada persona contratada después del 5 de noviembre de 1986.

¿Qué pasa con quienes simplemente solicitan empleo en mi empresa?

• No es necesario. Solo debe completar un Formulario I-9 para aquellos que efectivamente contrata.

¿Cuándo un nuevo empleado debe completar el Formulario I-9?

• Idealmente, el mismo día que comienza a trabajar. Pero se requiere que se complete dentro de los tres días hábiles después de que comienza el empleo. Si los documentos se han perdido, robado o destruido, un recibo de los documentos de reemplazo debe ser presentado dentro de los tres días. Si un empleado presenta un recibo para un documento sustituto, entonces el documento real debe ser presentado dentro de los 90 días desde el inicio del empleo.

¿Puedo despedir a un empleado si no presenta los documentos dentro de los tres días hábiles?

• Sí, si esta es la política de su empresa. Pero debe aplicarse de manera uniforme, no solo a quienes parezcan no ser ciudadanos.

¿Qué documentos son aceptables para el Formulario I-9?

• El empleador debe verificar la identidad y autorización para trabajar en los Estados Unidos. El reverso del Formulario I-9 tiene una lista de documentos aceptables. Estos documentos se dividen en tres listas:
• Documentos de la Lista A establecen identidad y autorización de empleo.
• Documentos de la Lista B solo establecen la identidad.
• Documentos de la Lista C solo establecen la autorización de empleo.

¿Puedo negarme a contratar a un trabajador que no es ciudadano de EE.UU. o titular de una tarjeta verde, pero tiene otro documento de elegibilidad laboral?

• No puede exigir documentos específicos, como una licencia de conducir o tarjeta verde. Si el empleado presenta un documento de la Lista A o un documento de la Lista B y uno de la Lista C, eso es suficiente. No puede negarse a contratar a alguien solo porque desee más documentación.

Si sospecho que un empleado es un inmigrante ilegal, ¿puedo pedirle una tarjeta verde al completar el Formulario I-9?

• No puede especificar qué documentos son aceptables ni exigir ningún documento en particular.

¿Puedo aceptar una tarjeta de seguro social como prueba de autorización laboral?

• Sí, a menos que la tarjeta indique “No válida para empleo” o “Válida solo con autorización del INS”. Esas indicaciones especifican la elegibilidad para trabajar.

Si un nuevo empleado presenta un documento de identidad y una tarjeta de autorización de empleo del USCIS, ¿puedo pedirle también una tarjeta verde para asegurarme de que está legalmente en el país?

• No puede exigir documentos específicos ni más de lo estrictamente necesario para cumplir con el Formulario I-9.

¿Soy responsable de verificar la autenticidad de los documentos presentados?

• Debe revisar los documentos. Si parecen genuinos y concuerdan con la persona, debe aceptarlos. En caso contrario, puede considerarse como práctica laboral injusta relacionada con la inmigración. Si un documento parece falso, no debe aceptarlo. Puede, pero no está obligado, contactar al Servicio de Inmigración local.

¿Son válidas las fotocopias?

• Los empleados deben presentar documentos originales. La única excepción es una copia certificada del acta de nacimiento.

¿Qué pasa si la tarjeta de residencia permanente del empleado vence?

• No es necesario hacer nada.

¿Puedo aceptar documentos caducados, como un pasaporte vencido o licencia de conducir?

• No puede aceptar un pasaporte de EE.UU. o licencia de conducir que haya caducado.

¿Puedo negarme a contratar a alguien para un puesto permanente si su permiso de trabajo vence en 2 meses?

• Pero antes de contratar puede hacer la pregunta: “¿Requerirá en el futuro patrocinio para una condición de visa laboral (por ejemplo, estatus de visa H-1B)?”

¿Debería fotocopiar los documentos presentados para el I-9?

• Debe tener la misma práctica para todos los empleados. La ley no exige fotocopiar los documentos, pero si decide hacerlo, debe hacerlo para todos y conservar las copias con el I-9. Las fotocopias no deben ser usadas para otro propósito.

¿Cuánto tiempo debo conservar los formularios I-9 de los empleados?

• Los empleadores no agrícolas deben conservar el formulario I-9 de cada empleado durante 3 años a partir del inicio de su empleo o 1 año después de la terminación del empleo, lo que ocurra más tarde. Así, un empleador debe conservar el I-9 de todos los empleados actuales mientras estén empleados y conservarlos al menos 1 año después de su desvinculación. Si un empleado ha estado con el empleador por menos de 2 años al momento de su despido, entonces el empleador deberá conservar el I-9 por más de un año para alcanzar el mínimo de 3 años.

¿Qué sanciones puede enfrentar un empleador si no mantiene los formularios I-9 como se requiere?

• Los empleadores pueden enfrentar sanciones de $100 a $1,000 por cada I-9 incompleto o incorrecto.

¿Qué otros requisitos deben cumplir los empleadores, además de completar el Formulario I-9?

• Los empleadores deben prestar atención a las normas contra la discriminación, incluyendo la discriminación por estatus de ciudadanía o por origen nacional. La Oficina del Asesor Especial ha autorizado las siguientes 2 preguntas (se debe tener cuidado de no hacer otras preguntas relacionadas):

• ¿Está usted autorizado para trabajar legalmente en los Estados Unidos?
• ¿Requerirá usted ahora o en el futuro patrocinio para una visa de empleo (por ejemplo, estatus de visa H-1B)?

Si tiene más preguntas o desea que un abogado de inmigración revise su I-9 para asegurarse de que está preparado para cuando llegue el inspector de ICE, póngase en contacto con nuestro bufete de abogados de inmigración. Una pequeña inversión ahora para cumplir con los requisitos puede ahorrar a su negocio miles de dólares en el futuro.